Zarządzanie kancelarią prawną

System Repertorium jest narzędziem służącym do wspomagania pracy kancelarii prawnych. Funkcjonalność aplikacji koncentruje się wokół repertorium spraw, a co za tym idzie może być ona stosowana przez adwokatów, radców prawnych, komorników lub windykatorów.

Aplikacja została do tej pory wdrożony w kilkunastu kancelariach na terenie całego kraju. Pełen zakres funkcjonalności opisany został opisany w podręczniku użytkownika. Oprogramowanie jest kompatybilne z Windows 10. Najważniejsze funkcje oferowane przez system to:

  • Rejestr spraw prowadzonych przez kancelarię pozwalający na szybkie odnalezienie informacji na temat wybranej sprawy. Przeszukiwanie może być realizowane w oparciu wiele atrybutów opisujących sprawę (np. data otwarcia, klient, prowadzący), a zwrócone wyniki mogą zostać wydrukowane lub zapisane w postaci pliku PDF.
  • Sprawy mogą być dzielone na etapy postępowania. W ramach etapów możliwe jest definiowanie czynności, z jednoczesnym wskazaniem terminu wykonania oraz użytkownika odpowiedzialnego za wykonanie. System pozwala na śledzenie czasu wykonania czynności, co pozwala precyzyjnie określić czas poświęcony danej sprawie.
  • Terminarz umożliwia precyzyjne śledzenie wydarzeń związanych z funkcjonowaniem kancelarii takich jak np. rozprawy, spotkania z klientami, delegacje czy urlopy pracowników. Użytkownik ma do dyspozycji trzy widoki: dzienny, tygodniowy oraz miesięczny, a poszczególne typy wydarzeń zaznaczone są różnymi kolorami.
  • Dla czynności oraz terminów można zdefiniować przypomnienia, których zadaniem jest poinformowanie użytkownika o zbliżającym się wydarzeniu (np. terminie spotkania lub terminie wykonania zleconej czynności). Termin sygnalizowany jest pojawieniem się komunikatu tekstowego w oknie aplikacji.
  • Kartoteka podmiotów pozwalająca na gromadzenie danych na temat klientów, stron przeciwnych, pełnomocników, sądów, organów ścigania, oraz innych urzędów i instytucji w jakiś sposób związanych z postępowaniami prowadzonymi przez kancelarię. Oprócz danych teleadresowych możliwe jest wprowadzenie informacji o osobach kontaktowych oraz sposobie rozliczenia z klientem.
  • Książka korespondencji ułatwia zarządzanie dokumentacją przychodzącą oraz wychodzącą. Na etapie wprowadzania wpisów możliwe jest określenie sprawy, której dotyczy dana przesyłka oraz wygenerowanie związanego z nią terminu (np. uzupełnienie terminarza informacją o terminie rozprawy). W przypadku konieczności potwierdzenia odbioru podpisem, książka może zostać wydrukowana.
  • Śledzenie aspektów finansowych postępowań, takich jak spłaty należności będących przedmiotem postępowania oraz regulacji przez klienta kosztów związanych z prowadzeniem danej sprawy.
  • Archiwum dokumentów umożliwia dołączanie do spraw elektronicznej dokumentacji gromadzonej podczas prowadzenia postępowania, co zapewnia szybki dostęp do pozwów, korespondencji, dowodów oraz dokumentów generowanych przez kancelarię z jednoczesną możliwością wydruku lub ponownego zapisu na lokalnym dysku twardym komputera.
  • Zaawansowany system raportowania pozwala na generowanie rozmaitych zestawień danych. Listę czynności wykonanych przez pracownika w danym miesiący lub listę spraw prowadzonych z urzędu można w szybki sposób przenieść na papier lub zapisać w postaci pliku PDF.
  • Baza wzorców pism pozwala na przechowywanie szablonów, na podstawie których pracownicy kancelarii tworzą dokumentację. System nie narzuca formatu wzorca, co używać do tego celu np. plików ms word. Wzorce pism mogą być przyporządkowane do różnych kategorii co umożliwia szybkie znalezienie i wykorzystanie odpowiedniego szablonu.
  • Aplikacja pozwala na jednoczesną pracę wielu użytkowników. Zarządzanie poziomem dostępu do poszczególnych danych odbywa się za pomocą elastycznego systemu przywilejów i ról.